docs(association): finalise the founding documents and limit Board members to expense reimbursement (#123)

README.md

@@ -16,7 +16,7 @@ Site: <https://textrefs.org> · Built with [Astro](https://astro.build) + [Starl
 
 ## About
 
-TextRefs is a non-profit infrastructure project that builds, maintains, and publishes an open registry for canonical text references — the kind of identifiers used to cite a passage in Plato, a Bekker line in Aristotle, a Stephanus page, or any other established reference system in the humanities. It is being set up as a Zürich-based association (_Verein_) in formation, which will seek tax-exempt non-profit status.
+TextRefs is a non-profit infrastructure project that builds, maintains, and publishes an open registry for canonical text references — the kind of identifiers used to cite a passage in Plato, a Bekker line in Aristotle, a Stephanus page, or any other established reference system in the humanities. It is a Zürich-based association (_Verein_), founded on 2 September 2026. On 27 August 2026, the Cantonal Tax Office of Zürich assured the association of tax exemption on grounds of public benefit, subject to its being founded as presented; donations become tax-deductible only after a legally binding decision.
 
 **TextRefs is:**
 

src/content/docs/association/expenses.md

@@ -11,7 +11,7 @@ This English translation is provided for convenience only and is **not legally b
 
 ## 1. Principle
 
-Board service is performed on a volunteer basis as a matter of principle. The association reimburses effective, necessary, and documented expenses incurred in the interest of the association's purpose.
+Board service is performed in an honorary capacity. The association reimburses effective, necessary, and documented expenses incurred in the interest of the association's purpose.
 
 ## 2. Expenses
 
@@ -37,29 +37,16 @@ Non-reimbursable in particular are:
 - expenditures that primarily serve an individual person or institution;
 - expenses that violate the statutes, purpose, or non-profit status.
 
-## 4. Compensation for special services
+## 4. No compensation for special services
 
-Special services may be compensated where:
+The members of the Board serve in an honorary capacity. Compensation for special or operational services is excluded (Art. 15 of the statutes).
 
-1. they go beyond the usual volunteer Board activity;
-2. they are required or particularly useful for the association's purpose;
-3. they are compensated at market rate and proportionately;
-4. they are budgeted in advance or approved by the Board;
-5. they are documented in writing.
-
-Examples of special services may include:
-
-- technical implementation;
-- extensive data modelling;
-- legal or tax project coordination;
-- third-party grant applications;
-- substantial documentation or training work;
-- project management for funded undertakings.
+The exclusion also applies to engagements of Board members and of persons close to them.
 
 ## 5. Recusal
 
-Persons whose own compensation, or that of persons close to them, is concerned do not take part in deliberation and decision-making.
+Persons whose own expenses, or those of persons close to them, are concerned do not take part in deliberation and decision-making.
 
 ## 6. Documentation
 
-All expenses and compensation are recorded traceably in the accounts. The Board may submit an aggregated overview to the General Assembly.
+All expenses are recorded traceably in the accounts. The Board may submit an aggregated overview to the General Assembly.

src/content/docs/association/governance.md

@@ -301,11 +301,11 @@ CanonicalReference, Work, and CitationSystem IDs shall not be deleted merely bec
 ## 10. Financial and compensation principles
 
 1. The association's funds may be used only for the non-profit purpose.
-2. The Board serves on a volunteer basis as a matter of principle.
+2. The Board serves in an honorary capacity.
 3. Effective, necessary, and documented expenses are reimbursed.
-4. Special services may be compensated appropriately where they are purpose-bound, budgeted, documented, and proportionate.
-5. Affected persons recuse themselves from decisions on their own compensation.
-6. Engagements for Board members or persons close to them are permitted only where they serve the association's purpose, are at market rate, and are resolved transparently.
+4. Compensation for special or operational services is excluded.
+5. Affected persons recuse themselves from decisions on their own expenses.
+6. Engagements of Board members or of persons close to them are excluded.
 7. Donations and grants are used in accordance with their purpose.
 8. Purpose-bound funds are documented separately in a traceable manner.
 

src/content/docs/association/index.md

@@ -5,7 +5,7 @@ sidebar:
   order: 1
 ---
 
-**TextRefs** is a non-profit, open, and non-commercial association (_Verein_) in formation, based in Zürich, Switzerland. It builds, maintains, and publishes an open, persistent, and machine-readable registry for canonical text references.
+**TextRefs** is a non-profit, open, and non-commercial association (_Verein_) based in Zürich, Switzerland. It builds, maintains, and publishes an open, persistent, and machine-readable registry for canonical text references.
 
 These pages contain the founding documents:
 
@@ -18,5 +18,5 @@ These pages contain the founding documents:
 For the mission, statutes, governance regulation, and expense regulation, the English versions are convenience translations. The legally binding texts are the [German originals](/de/association/).
 
 :::note[Tax-exemption status]
-The association is seeking recognition of tax-exempt status on grounds of public benefit from the Cantonal Tax Office of Zürich. Donations only become tax-deductible once the cantonal tax office has issued a legally binding decision.
+On 27 August 2026 the Cantonal Tax Office of Zürich assured the association of tax exemption on grounds of public benefit. The association was founded as presented on 2 September 2026. The association submitted the signed statutes and the founding minutes. Donations only become tax-deductible once the cantonal tax office has issued a legally binding decision.
 :::

src/content/docs/association/mission.md

@@ -11,7 +11,7 @@ This English translation is provided for convenience only and is **not legally b
 
 ## 1. Core positioning
 
-**TextRefs** is a non-profit, open, and non-commercial infrastructure association in formation, based in Zürich. The association does not operate a publishing business, a commercial platform, a members' mutual-aid organization, or a professional or trade body.
+**TextRefs** is a non-profit, open, and non-commercial infrastructure association based in Zürich. The association does not operate a publishing business, a commercial platform, a members' mutual-aid organization, or a professional or trade body.
 
 TextRefs advances scholarship, education, culture, and digital research infrastructure by building, maintaining, and publishing an open, persistent, and machine-readable registry for canonical text references.
 

src/content/docs/association/statutes.md

@@ -143,11 +143,7 @@ Resolutions are recorded in minutes.
 
 ## Art. 15 Volunteer service, expenses, and compensation
 
-Members of the Board serve on a volunteer basis and are, as a matter of principle, only entitled to reimbursement of their effective expenses and out-of-pocket costs. Reasonable compensation may be granted to individual Board members for special services.
-
-Compensation for special services is granted only where it serves the association's purpose, is at market rate and proportionate, is budgeted or expressly resolved by the Board, is documented transparently, and does not result in hidden profit distribution or self-dealing.
-
-Affected persons recuse themselves from decisions concerning their own compensation or the compensation of persons close to them.
+The members of the Board serve in an honorary capacity and are entitled only to reimbursement of their actual expenses and cash outlays. Compensation for special or operational services is excluded.
 
 Details are governed by an expense and compensation regulation.
 
@@ -197,12 +193,12 @@ The assets remaining after dissolution of the association shall be transferred t
 
 ## Art. 22 Entry into force
 
-These statutes were adopted at the founding meeting of [date] and enter into force immediately.
+These statutes were adopted at the founding meeting of 2 September 2026 and enter into force immediately.
 
-Place, date: Zürich, [date]
+Place, date: Zürich, 2 September 2026
 
 For the founding meeting:
 
-President: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
+President, Moritz Mähr: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
 
-Recording officer: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
+Recording officer, Luz Christopher Seiberth: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

src/content/docs/de/association/expenses.md

@@ -5,13 +5,9 @@ sidebar:
   order: 5
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-:::note[Arbeitsentwurf]
-Dies ist eine Arbeitsfassung vom 27. Mai 2026. Sie steht unter rechtlichem Vorbehalt bis zur Annahme durch die Gründungsversammlung.
-:::
-
 ## 1. Grundsatz
 
-Die Tätigkeit im Vorstand erfolgt grundsätzlich ehrenamtlich. Der Verein ersetzt effektive, notwendige und belegte Spesen, die im Interesse des Vereinszwecks entstanden sind.
+Die Tätigkeit im Vorstand erfolgt ehrenamtlich. Der Verein ersetzt effektive, notwendige und belegte Spesen, die im Interesse des Vereinszwecks entstanden sind.
 
 ## 2. Spesen
 
@@ -37,29 +33,16 @@ Nicht erstattungsfähig sind insbesondere:
 - Aufwendungen, die primär einer einzelnen Person oder Institution dienen;
 - Auslagen, die gegen Statuten, Zweck oder Gemeinnützigkeit verstossen.
 
-## 4. Entschädigungen für besondere Leistungen
-
-Besondere Leistungen können entschädigt werden, wenn:
-
-1. sie über die übliche ehrenamtliche Vorstandstätigkeit hinausgehen;
-2. sie für den Vereinszweck erforderlich oder besonders nützlich sind;
-3. sie marktüblich und verhältnismässig vergütet werden;
-4. sie vorab budgetiert oder vom Vorstand bewilligt sind;
-5. sie schriftlich dokumentiert werden.
+## 4. Keine Entschädigung für besondere Leistungen
 
-Beispiele besonderer Leistungen können sein:
+Die Mitglieder des Vorstandes sind ehrenamtlich tätig. Eine Entschädigung für besondere oder operative Leistungen ist ausgeschlossen (Art. 15 der Statuten).
 
-- technische Implementierung;
-- umfangreiche Datenmodellierung;
-- rechtliche oder steuerliche Projektkoordination;
-- Drittmittelanträge;
-- grössere Dokumentations- oder Schulungsarbeiten;
-- Projektmanagement für geförderte Vorhaben.
+Der Ausschluss gilt auch für Aufträge an Vorstandsmitglieder und an ihnen nahestehende Personen.
 
 ## 5. Ausstand
 
-Personen, deren eigene Entschädigung oder deren nahestehende Personen betroffen sind, nehmen an Beratung und Beschlussfassung nicht teil.
+Personen, deren eigene Spesen oder deren nahestehende Personen betroffen sind, nehmen an Beratung und Beschlussfassung nicht teil.
 
 ## 6. Dokumentation
 
-Alle Spesen und Entschädigungen werden in der Buchhaltung nachvollziehbar erfasst. Der Vorstand kann der Mitgliederversammlung eine aggregierte Übersicht vorlegen.
+Alle Spesen werden in der Buchhaltung nachvollziehbar erfasst. Der Vorstand kann der Mitgliederversammlung eine aggregierte Übersicht vorlegen.

src/content/docs/de/association/governance.md

@@ -5,10 +5,6 @@ sidebar:
   order: 4
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-:::note[Arbeitsentwurf]
-Dies ist eine Arbeitsfassung vom 27. Mai 2026. Sie steht unter rechtlichem Vorbehalt bis zur Annahme durch die Gründungsversammlung.
-:::
-
 ## 1. Zweck des Reglements
 
 Dieses Reglement konkretisiert die Organisation, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse von TextRefs. Es soll sicherstellen, dass der Verein gemeinnützig, transparent, offen, wissenschaftlich nachvollziehbar und rechtssicher geführt wird.
@@ -301,11 +297,11 @@ CanonicalReference-, Work- und CitationSystem-IDs sollen nicht gelöscht werden,
 ## 10. Finanz- und Vergütungsgrundsätze
 
 1. Vereinsmittel dürfen nur für den gemeinnützigen Zweck verwendet werden.
-2. Der Vorstand arbeitet grundsätzlich ehrenamtlich.
+2. Der Vorstand arbeitet ehrenamtlich.
 3. Effektive, notwendige und belegte Spesen werden ersetzt.
-4. Besondere Leistungen können angemessen entschädigt werden, wenn sie zweckbezogen, budgetiert, dokumentiert und verhältnismässig sind.
-5. Betroffene Personen treten bei Beschlüssen über eigene Entschädigungen in den Ausstand.
-6. Aufträge an Vorstandsmitglieder oder nahestehende Personen sind nur zulässig, wenn sie dem Vereinszweck dienen, marktüblich sind und transparent beschlossen werden.
+4. Eine Entschädigung für besondere oder operative Leistungen ist ausgeschlossen.
+5. Betroffene Personen treten bei Beschlüssen über eigene Spesen in den Ausstand.
+6. Aufträge an Vorstandsmitglieder oder an ihnen nahestehende Personen sind ausgeschlossen.
 7. Spenden und Fördermittel werden zweckgemäss verwendet.
 8. Zweckgebundene Mittel werden separat nachvollziehbar dokumentiert.
 

src/content/docs/de/association/index.md

@@ -5,7 +5,7 @@ sidebar:
   order: 1
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-**TextRefs** ist ein gemeinnütziger, offener und nicht-kommerzieller, in Gründung befindlicher Verein mit Sitz in Zürich. Er baut, pflegt und veröffentlicht ein offenes, persistentes und maschinenlesbares Register für kanonische Textreferenzen.
+**TextRefs** ist ein gemeinnütziger, offener und nicht-kommerzieller Verein mit Sitz in Zürich. Er baut, pflegt und veröffentlicht ein offenes, persistentes und maschinenlesbares Register für kanonische Textreferenzen.
 
 Diese Seiten enthalten die rechtlich verbindlichen Dokumente in der ursprünglichen deutschen Fassung:
 
@@ -17,5 +17,5 @@ Diese Seiten enthalten die rechtlich verbindlichen Dokumente in der ursprünglic
 Die englischen Fassungen sind unverbindliche Übersetzungen.
 
 :::note[Status Steuerbefreiung]
-Der Verein strebt die Steuerbefreiung wegen Gemeinnützigkeit im Kanton Zürich an. Spenden sind erst nach rechtskräftiger Verfügung des Kantonalen Steueramts steuerlich abzugsfähig.
+Das Kantonale Steueramt Zürich hat dem Verein am 27. August 2026 die Steuerbefreiung wegen Gemeinnützigkeit zugesichert. Der Verein wurde am 2. September 2026 wie dargelegt gegründet. Der Verein hat die unterzeichneten Statuten und das Gründungsprotokoll eingereicht. Spenden sind erst nach rechtskräftiger Verfügung des Kantonalen Steueramts steuerlich abzugsfähig.
 :::

src/content/docs/de/association/mission.md

@@ -5,13 +5,9 @@ sidebar:
   order: 2
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-:::note[Arbeitsentwurf]
-Dies ist eine Arbeitsfassung vom 27. Mai 2026. Sie steht unter rechtlichem Vorbehalt bis zur Annahme durch die Gründungsversammlung.
-:::
-
 ## 1. Grundpositionierung
 
-**TextRefs** ist ein gemeinnütziger, offener und nicht-kommerzieller, in Gründung befindlicher Verein mit Sitz in Zürich. Der Verein betreibt kein Verlagsgeschäft, keine kommerzielle Plattform, keine Mitglieder-Selbsthilfeorganisation und keinen Berufs- oder Branchenverband.
+**TextRefs** ist ein gemeinnütziger, offener und nicht-kommerzieller Verein mit Sitz in Zürich. Der Verein betreibt kein Verlagsgeschäft, keine kommerzielle Plattform, keine Mitglieder-Selbsthilfeorganisation und keinen Berufs- oder Branchenverband.
 
 TextRefs fördert Wissenschaft, Bildung, Kultur und digitale Forschungsinfrastruktur durch den Aufbau, die Pflege und die Veröffentlichung eines offenen, persistenten und maschinenlesbaren Registers für kanonische Textreferenzen.
 

src/content/docs/de/association/statutes.md

@@ -5,10 +5,6 @@ sidebar:
   order: 3
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-:::note[Arbeitsentwurf]
-Dies ist eine Arbeitsfassung vom 2. Juni 2026. Sie steht unter rechtlichem Vorbehalt bis zur Annahme durch die Gründungsversammlung.
-:::
-
 ## Art. 1 Name und Sitz
 
 Unter dem Namen **TextRefs** besteht ein Verein im Sinne von Art. 60 ff. ZGB mit Sitz in Zürich, Schweiz.
@@ -143,11 +139,7 @@ Beschlüsse werden protokolliert.
 
 ## Art. 15 Ehrenamtlichkeit, Spesen und Entschädigungen
 
-Die Mitglieder des Vorstandes sind ehrenamtlich tätig und haben grundsätzlich nur Anspruch auf Entschädigung ihrer effektiven Spesen und Barauslagen. Für besondere Leistungen einzelner Vorstandsmitglieder kann eine angemessene Entschädigung ausgerichtet werden.
-
-Entschädigungen für besondere Leistungen werden nur ausgerichtet, sofern sie dem Vereinszweck dienen, marktüblich und verhältnismässig sind, budgetiert oder vom Vorstand ausdrücklich beschlossen werden, transparent dokumentiert werden und nicht zu einer verdeckten Gewinnausschüttung oder Selbstbegünstigung führen.
-
-Betroffene Personen treten bei Beschlüssen über eigene Entschädigungen oder über Entschädigungen nahestehender Personen in den Ausstand.
+Die Mitglieder des Vorstandes sind ehrenamtlich tätig und haben nur Anspruch auf Ersatz ihrer effektiven Spesen und Barauslagen. Eine Entschädigung für besondere oder operative Leistungen ist ausgeschlossen.
 
 Einzelheiten regelt ein Spesen- und Vergütungsreglement.
 
@@ -197,12 +189,12 @@ Die nach Auflösung des Vereins verbleibenden Mittel sind einer steuerbefreiten
 
 ## Art. 22 Inkrafttreten
 
-Diese Statuten wurden an der Gründungsversammlung vom [Datum] angenommen und treten sofort in Kraft.
+Diese Statuten wurden an der Gründungsversammlung vom 2. September 2026 angenommen und treten sofort in Kraft.
 
-Ort, Datum: Zürich, [Datum]
+Ort, Datum: Zürich, 2. September 2026
 
 Für die Gründungsversammlung:
 
-Präsidentin/Präsident: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
+Präsident, Moritz Mähr: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
 
-Protokollführerin/Protokollführer: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
+Protokollführer, Luz Christopher Seiberth: \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_