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Paramétrage applicatif

Note :
Ce guide d'administration de la solution LinShare a été réalisé pour les versions 4 et supérieures de LinShare.

Note :
Pour des raisons de maintenabilité de la documentation, toute capture d'écran de ce présent document est en anglais.

Le paramétrage applicatif est réalisé via l’interface web d’administration de LinShare.

1. AVANT-PROPOS

Ce chapitre décrit les grand principes de fonctionnement de Linshare, et sa compréhension est indispensable à la bonne prise en main de l'outil.

Principe 1 : La hiérarchisation des domaines

LinShare s’appuie sur un système de gestion par domaine pour les besoins suivants :

  • les accès aux annuaires (de type LDAP ou Active Directory) ;
  • l’activation des fonctionnalités existantes dans LinShare ;
  • la configuration de ses fonctionnalités.

Dans LinShare, les domaines sont structurés selon le modèle hiérarchique suivant :

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  • Le domaine Root : C'est la racine de tous les domaines. Ce domaine ne possède pas d'utilisateurs (en dehors du compte root) et n'a donc pas d'objets de configuration à paramétrer : il sert donc uniquement à définir les paramétrages par défaut des fonctionnalités pour toute l'application (les sous domaines). Ce domaine Root possède un ou plusieurs domaines sous son contrôle : les domaines Top.

  • Le domaine Top : il possède un ou plusieurs sous-domaines appelés domaines Sub et un domaine Guest optionnel (pour les comptes invités).

  • Le domaine Sub : C'est le dernier niveau de domaine, il ne possède donc pas de sous-domaine.

Cette gestion hiérarchique en cascade est utile à plusieurs niveau, par exemple, chaque administrateur possède les droits d’administration sur le ou les domaine(s) auquel(s) il est rattaché ainsi que sur tous les sous-domaines : Une population d’administrateurs peut donc être associée au domaine Top tandis que les utilisateurs seront associés aux domaines Sub.

L’ajout d’un domaine dans LinShare est réalisé selon les étapes suivantes :

  1. Configuration de la connexion à un annuaire LDAP ;
  2. Création d’un modèle de domaines ;
  3. Création d’un domaine Top ;
  4. Création de sous-domaines Sub et d’un domaine «Guest»

Note concernant les comptes invités : Lors de création d’un compte invité, les domaines de type Sub recherchent le domaine invité au même niveau, alors que les domaines de type Top le recherchent dans leurs sous-domaines.

Hiérarchie des domaines

Principe 2 : Héritage et propagation des droits

La configuration des fonctionnalités est liée à un domaine et suit le principe de fonctionnement en "cascade hiérarchique" décrit plus haut, : Si aucune modification de fonctionnalités n’a été faite sur un domaine inférieur, alors LinShare se base sur le paramétrage du domaine supérieur.

Par exemple, si je définie une configuration dans le domaine Root, alors l'ensemble des sous-domaines bénéficiera de cette configuration.

Grâce à cette hiérarchie, il est possible de définir une configuration par défaut et maximale pour certains sous-domaines tout en laissant quelques fonctionnalités personnalisables par sous-domaines.

Par exemple, si je restreins la configuration du domaine Root, les sous-domaines ne pourront modifier au mieux que ce que permet le domaine root, mais jamais davantage.

Note : Les différentes options de droits seront décrites plus en détail dans le chapitre dédié.

Distribution des droits

Principe 3 : La création d'objets de configuration

Les objets de configuration sont des entités qui, une fois crées, peuvent être rattachées à des domaines afin de définir certains paramètres (message d'accueil, etc) pouvant être exclusifs ou communs à plusieurs domaines.

Dans LinShare la création de ces objets est indépendante de leur rattachement à un domaine, ce qui permet de les utiliser pour plusieurs domaines différents, et elle reste soumise au principe de cascade hiérarchique : un objet de configuration créé dans un domaine ne sera utilisable que par ce domaine ET par tous ses sous-domaines.

Il est donc important, lorsqu'on crée un objet au sein d'un domaine, de veiller ensuite à l'attribuer au(x) domaine(s) souhaité(s).

Création d'objets de configuration

2. CONSOLE D'ADMINISTRATION DE LINSHARE

Ce portail permet d'accéder à une grande partie de la configuration de votre instance LinShare (en complément du fichier de configuration) : Par défaut elle est accessible à l'url http://linshare-admin.local/ .

Page d’accueil de LinShare Administration

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Agencement d’une page

Toutes les pages de rubrique dans LinShare sont découpées en plusieurs panneaux :

  1. Menu de navigation : pour accéder aux rubriques ;
  2. Panneau Paramétrage de l’accès : langue, mot de passe, déconnexion ;
  3. Zone principale : information, formulaire, etc.

3. GENERAL

Général : Connexion

La connexion à l'administration de LinShare se fait dès l'accès à l'Url. Celle-ci se fait obligatoirement par login/motdepasse (pas de connexion automatique via un SSO). Seules les utilisateurs avec des profils d'administrateurs peuvent accéder à l'interface d'administration.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis votre navigateur web, allez à l’adresse de l’application ;

Note :
L’interface est en langue anglo-saxonne, car comme l’utilisateur n’a pas encore authentifié, il n’est pas possible de déterminer sa langue préférée.

  1. Saisissez vos identifiant et mot de passe, puis cliquez sur le bouton Connexion.

login

Général : Changement du mot de passe

Seul l'utilsateur root@localhost.localdomain est autorisé à modifier son mot de passe : les autres utilisateurs provenants de l'annuaire devront se référer à leur système de gestion d'identité.

Synoptique

Pré-requis :

Opérations :

  1. Depuis l’en-tête de la page de connexion, cliquez sur le lien de son compte, et sélectionner Modifier le mot de passe ;

  2. Saisissez votre ancien mot de passe, puis deux fois le nouveau.

password

Général : Changer la langue de l’interface

Il est possible de modifier individuellement la langue d'affichage de l'interface d'administration.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis l’en-tête de n’importe quelle page, cliquez sur un le lien de sélection de langue.

language

4. DOMAINES

Domaines : Configuration des domaines

Ce menu permet de créer, modifier et supprimer des domaines au sein de LinShare.

Synoptique

Pré-requis :

  • connexion LDAP : si l’on souhaite lier une population au nouveau domaine ;
  • modèle de domaine : si l’on souhaite lier une population au nouveau domaine.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Configuration des domaines ;

  2. Cliquer sur + à droite du RootDomain, afin d'ajouter un top domain

  3. Saisissez des valeurs dans les champs du formulaire, puis cliquez sur le bouton Sauvegarder.

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Description des champs : Domaine Top

Paramètres pour un domaine Top :

  • Nom : un identifiant unique pour le domaine ;
  • Description : une description du domaine ;
  • Langue des mails par défaut : Anglais, Français ou Russe ;
  • Langue par défaut : Anglais, Français, Vietnamien ou Russe ;
  • Configuration de courriel : ??? ;
  • Configuration des messages d'accueil : ;
  • Politique de type MIME : ;
  • Rôle de l’utilisateur : le rôle des utilisateurs de ce domaine ;
  • Règles de communication inter-domaines : ??? ;
  • Connexion LDAP: profil de connexion LDAP à utiliser* ;
  • Modèle de domaine : le modèle de domaine à utiliser* ;
  • Base dn : chemin vers l'Organizational Unit qui contient les utilisateurs* ;

*Champ optionnel lorsque l’on ne souhaite pas lier une population d’utilisateurs au domaine.

Description des champs : Sous-domaines Sub et Guest

On peut créer un sous-domaine Sub de la même manière qu’un domaine Top.

En revanche, un domaine Guest aura moins de paramètres.

Paramètres pour un sous-domaine Guest :

  • Nom ;
  • Description ;
  • Langue des mails par défaut ;
  • Langue par défaut ;
  • Configuration de courriel ;
  • Configuration des messages d'accueil ;
  • Politique de type MIME ;
  • Règles de communication inter-domaines.

Domaines : Règles de communication inter-domaines

Ce menu permet de définir des règles afin d'autoriser des domaines à intéragir entre eux : cela permet aux utilisateurs de retrouver (par auto-complétion) les utilisateurs d'autres domaines dans le cadre d'un partage, d'un ajout de membre dans un groupe...

Synoptique

Pré-requis :

  • au moins un domaine doit exister.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Règles de communication inter-domaines : la liste des politiques de domaines s'affiche ;

  2. Cliquer sur l'un des politiques : ses règles s'affichent.

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  1. Il est alors possible d'ajouter éventuellement des règles pour chaque domaine : Autorisé, Tout autorisé, Interdit, Tout interdit.

Domaines : Fonctionnalités

Ce menu dresse la liste des différentes fonctionnalités disponibles pour chaque domaine. Il est alors possible de les configurer.

Synoptique

Pré-requis :

  • Aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Fonctionnalités : la liste des fonctionnalités et de leurs statuts s'affiche ;

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  1. Cliquer sur l'une des fonctionnalités : il est alors possible d'activer ou de désactiver la fonctionnalité.

  2. Il est possible de cliquer sur Avancé pour configurer les détails de la fonctionnalité. Les détails varient d'une fonctionnalité à une autre :

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Liste des différentes fonctonnalités de LinShare :

URL anonyme

Les URLs anonymes permettent de partager un fichier vers un utilisateur anonyme (une personne possédant une adresse de courriel), c'est à dire un utilisateur qui ne possède pas de compte dans l’application LinShare (interne ou invité).

  • URL anonymes - forcer le partage en anonyme : En activant cette fonctionnalité, l'utilisateur peut choisir de partager uniquement via les URLs anonymes. Dans ce cas, les utilisateurs internes ne recevront plus le partage dans leur Partage Reçus.
  • Cacher le menu Partages Reçus : En activant cette fonctionnalité, les utilisateurs internes n'auront plus l'accès à leur Espace Partage Reçus.
  • Notification de téléchargement : La notification de téléchargement d'un document via les urls anonymes sera envoyée à chaque téléchargement, ou seulement au premier téléchargement.
  • URL de notification courriel : Permet de configurer le lien qui redirige vers le portail de téléversement (utilisé dans le mail envoyé pour le partage avec un utilisateur 'anonyme').

Antivirus

Les antivirus sont des logiciels conçus pour identifier, neutraliser et éliminer des logiciels malveillants. Ils peuvent modifier ou supprimer des fichiers infectés. En activant l'antivirus sur votre application LinShare celui-ci analysera automatiquement les fichiers au moment où ils sont déposés. Son analyse contribue à la protection de tous les utilisateurs de LinShare et évitent que les virus ne se propagent. Si un document s'avère être malveillant il sera alors rejeté et son expéditeur sera prévenu.

Note : Pour fonctionner, l'antivurus doit également avoir été installé et configuré dans le fichier linshare.properties.

Complétion

La complétion permet de compléter automatiquement la saisie d'une chaîne de caractère saisie au clavier, c'est-à-dire l'aide à la saisie d'informations dans un champ lié à une source de données. Vous pouvez configurer soit le seuil de complétion, soit le nombre de caractères à partir duquel cette auto-complétion est réalisée.

Liste de contacts

Cette fonctionnalité permet la création d'une liste de contacts contenant des adresses courriels d'utilisateurs internes, externe ou anonyme. Cette liste peut alors être directement sélectionnée comme destinaitaire (à la place de la saisie manuelle), comme par exemple dans le cas d'un partage de fichier.

  • Droit de création : Permet d'autoriser les utilisateurs à créer des listes de contacts.

Expiration de document

Cette fonctionnalité permet de définir une valeur d'expiration pour les documents déposés sur LinShare. Un document déposé mais non partagé possède une date d'expiration par défaut. Lorsque le dernier partage d'un document est supprimé, on calcule une date d'expiration pour ce document.

Domaine

Permet la configuration des paramètres généraux du domaine.

  • Adresse de courriel du domaine : C'est l'adresse qui sera utilisée comme envoyeur ("sender") dans tous les mails envoyés par linshare.
  • URL de base pour les notifications par courriel : Cette fonctionnalité vous permet de définir l’URL de base pour les notifications par courriel. Avant la version 1.3.0 de LinShare ce paramétrage était réalisé dans le fichier de configuration de LinShare et était donc global à l’application.

Invités

En activant cette fonctionnalité vous permettrez aux utilisateurs interne de créer des comptes temporaires pour vos invités. Ils pourront télécharger les documents, en déposer et en envoyer (si vous activez 'L'envoi de fichiers' pour les invités).

  • Envoi de fichiers : L'activation de ce paramètre vous permet d'autoriser les invités à déposer des fichiers, leur donnant ainsi accès à l'onglet "mon espace" qui permet de partager des fichiers. Ce paramétrage peut également être modifié pour des utilisateurs déjà existant dans la page d'édition de leur profil
  • Expiration des comptes invités : Les comptes invités sont toujours soumis à une date d'expiration. Vous devez configurer un délai d’expiration pour ces derniers. Vous pouvez également autoriser les utilisateurs internes à personnaliser cette date d'expiration.
  • Autoriser la prolongation de la date d'expiration des invités : Cette fonctionnalité permet d'autoriser les utilisateurs à modifier la date d'expiration d'un invité, de repousser indéfiniment sa date d'expiration lors de l'édition.
  • Restriction de contacts : Vous pouvez restreindre les invités à partager avec une liste restreinte de contacts. Cette liste est personnelle, par défaut elle est initialisé avec l'adresse de courriel du créateur de l'invité

Envoi de fichiers

L'envoi de fichier permet aux utilisateurs interne le téléversement de fichiers, via l'activation de leur espace personnel, leur donnant ainsi accès au partage de documents.

Jeton JWT permanent

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs et administrateurs de créer, utiliser et supprimer les jetons JWT permanents, permettant ainsi aux utilisateurs de créer un lien permanent entre une application client et linshare, telle que l'application mobile.

  • Jeton JWT permanent pour les utilisateurs : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de contrôler l'utilisation des jetons JWT permanents

Type MIME

Gestion des règle de type MIME : Cette fonctionnalité vous permet de paramétrer les filtres par type MIME. Ainsi vous pouvez autoriser ou interdire le dépôt de fichiers d’un type donné, e.g. interdire le dépôt de fichiers vidéos (MPEG, etc.) : c'est le principe d'une liste blanche.

Une fois activée :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique « Paramètres > Règles de type MIME » ;
  2. Sélectionnez un domaine depuis l’« Arbre des domaines », cliquer sur le bouton « Ajouter » ;
  3. Cliquer sur le filtre « Mon filtre » ;
  4. Pour chaque type MIME, activez-le ou désactivez-le, puis enregistrez en cliquant sur le bouton « Soumettre ».
  5. Enfin, rendez-vous dans l'édition du domaine pour l'utiliser.

Authentification double facteur

La fonctionnalité permet de rendre l'authentification à double facteur disponible pour les utilisateurs, voir même de la rendre obligatoire. Attention : Toute modification apportée sur cette page affecterait tous les utilisateurs de LinShare

Accusé de partage

Lors d'un partage, l'émetteur peut recevoir un récapitulatif des documents et destinataires de son partage via un courriel.

sharing

Expiration de partage

L’expiration de partage : Les partages sont des liens entre un document présent dans l'espace personnel de l'utilisateur et un destinataire (adresse de courriel). Il est possible de limiter la durée de vie de ces liens via cette fonctionnalité. Une fois le partage expiré, le lien sera détruit. Tous accès à la ressource sera alors impossible. L'administrateur peut configurer le délais d'expiration des partages ainsi que le droit des utilisateurs à modifier cette valeur. Ce délais permet de calculer la date d'expiration par défaut ainsi que la date d'expiration maximale.La fonctionnalité 'Suppression des fichiers lors de l'expiration des partages' permet de supprimer le document sous-jacent à un partage lors de l'expiration du dernier partage associé

  • Suppression des fichiers lors de l'expiration des partages : Lorsque le dernier partage associé à un document sera supprimé, le document sera automatiquement supprimé.

Alerte de non téléchargement

En activant cette fonctionalité, les utilisateurs auront la possibilité de demander une alerte de non téléchargement de fichiers lors d'un partage. L'alerte est envoyée si au moins un document du partage n'a pas été téléchargé par au moins un destinataire.

  • Alerte de non téléchargement - Nombre de jours avant notification : Ceci représente le nombre de jours que vous paramétrez avant de recevoir l'alerte.

download

Invitation de dépôt (LinShare 4.1+)

Une invitation de dépôt est l'ouverture temporaire et réglementée pour un utilisateur externe, de déposer des fichiers dans l'espace personnel d'un utilisateur.

  • Droit de clôture :
    • Clôturer l'invitation de dépôt (emetteur/destinataire)
      • L'emetteur et le destinataires peuvent clôturer une invitation de dépôt.
      • Le destinaitaire ne pourra alors plus modifier, ajouter ou supprimer des documents dans le dépôt.
      • Le dépôt apparaîtra alors comme "clôturé" dans l'interface.
      • Quand une invitation de dépôt expire, elle est automatiquement clôturée.
  • Droit de suppression de fichiers pour le destinataire : Le destinataire d'une invitation de dépôt pourra supprimer des fichiers selon le paramétrage de l'invitation.
  • Délais avant activation : Le délai entre la date de création de l'invitation de dépôt et sa date d'activation (la demande de téléchargement est disponible et les utilisateurs peuvent téléverser des documents)
  • Délais avant expiration : La délais avant expiration est utilisée pour calculer la date d'expiration de l'invitation à partir de sa date d'activation. L'expiration d'une invitation intervient à minuit le lendemain de la date d'expiration. Exemple : une expiration instanciée pour le 3 janvier prend effet le 4 janvier à minuit. La vérification et l'expiration s'effectue via une tâche planifiée qui s'exécute toutes les heures afin d'activer/clôturer les invitations.
  • Délais avant notification d'expiration : Cette notification permet d'indiquer à l'émetteur et au destinataire que l'invitation est sur le point d'expirer. La durée qui sépare la date d'envoi de la notification et la date d'expiration de l'invitation est configurable.
  • Taille maximale du dépôt : La taille maximale du dépôt limites les utilisateurs à ajouter des fichiers jusqu'a la taille limite définie du dépôt.
  • Nombre maximum de fichiers : Le nombre maximum de fichiers permet de limiter le nombre de fichiers à déposer dans le dépôt dans la limite de la taille du dépôt.
  • Taille maximale d'un fichier : Permet de limiter la taille de chaque fichier deposé par les utilisateurs dans le dépôt.
  • Langue d'émission des courriels : Configurer La langue par défaut des notifications envoyé par le système.
  • Protection par mot de passe des URLs : Une fois activée, les URLS seront protégés par un mot de passe à usage unique. Le mot de passe est généré par le serveur est envoyé par courriel séparé au(x) destinataire(s).

Groupe de Travail

Cette fonctionnalité permet de gérer les droits des groupes de travails.

  • Droit de création : Permet d'autoriser ou non la création d'un groupe de travail par les utilisateurs.
  • Droit de téléchargment d'un dossier : Permet d'autoriser ou non le téléchargement d'un dossier dans un groupe de travail par les utilisateurs, et d'en définir la taille maximale.
  • Droit de création des versions de fichiers : Permet d'autoriser le versionnage d'un fichier.

Domaines : Connexion LDAP

Ce menu permet de créer une ou plusieurs connexion(s) entre LinShare et un annuaire LDAP (OpenLDAP, ActiveDirectory...).

Synoptique

Pré-requis :

  • pré-requis à l’utilisation : accès à un annuaire de type LDAP.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Connexion LDAP : la liste des connexions LDAP disponibles s'affiche ;

  2. Cliquer sur l'une des connexions LDAP disponible ou créer une nouvelle connexion LDAP : ses paramètres s'affichent.

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Description des champs : Connexion LDAP

Les paramètres d’une connexion LDAP sont les suivants :

  • URL du fournisseur : adresse URI selon la syntaxe suivante : {ldap|ldaps}://{ip|hostname}:port
  • LDAP 'user dn' : DN du compte d’accès* à l’annuaire LDAP

Note :
Le DN est différent d'un utilisateur standard du LDAP. En effet, il s'agit ici du Manager, qui n'est pas dans une Organizational Unit comme tout autre compte LDAP standard.

  • LDAP 'password' : mot de passe* du compte d’accès à l’annuaire

*Champs optionnels dans le cas d’une connexion anonyme.

Attention :
L’indisponibilité d’un annuaire paralyse fortement le fonctionnement de l’application. En effet, le cœur de LinShare s’appuie sur les annuaires, beaucoup d’opérations seront donc impossibles.

Domaines : Modèle de domaines

Ce menu permet de créer des filtres pour récupérer des utilisateurs depuis l'annuaire. Par défaut les filtres ne sont pas associés à des domaines, mais il est nécessaire de les attribuer à des domaines pour qu'ils puissent fonctionner. Une fois attribué à un domaine, le filtre pourra récupérer les utilisateurs tel que configuré à la création du filtre.

Attention : un utilisateur ne doit pas être présent dans plusieurs domaines : il faut donc veiller à ce qu'il n'y ait pas de conflits entre les filtres.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Modèle de domaines : la liste des modèles de domaine s'affiche ;

  2. Cliquer sur l'un des modèles de domaine ou créer un nouveau modèle de domaine : ses paramètres s'affichent.

linshare-admin-10000201000003840000026581E77648

Description des champs : Modèle de domaines

Un modèle de domaines permet de définir comment récupérer les informations liées aux utilisateurs (nom, prénom, adresse électronique) et où les trouver (groupes, branches, attributs).

Les différentes commandes définies dans un modèle de domaines sont des requêtes LDAP en JavaScript (LQL : Ldap Query Language). Ces requêtes permettent une grande souplesse d'intégration avec un annuaire. Une requête retourne une liste de DN (Distinguished Name).

Voir [LQL-function.md)(LQL-function.md) pour plus de détails.

Les paramètres d’un modèle de domaines sont les suivants :

  • Name : description distinct du modèle ;

  • Description : description succincte du modèle ;

  • Commande d'authentification : cette commande est utilisée pour l’authentification à LinShare. Elle doit retourner une liste contenant un seul élément ;

Exemple :

ldap.search(domain, "(&(objectClass=inetOrgPerson)(mail=*)(givenName=*)(sn=*)(|(mail="+login+")(uid="+login+")))");
  • Commande utilisateur : cette commande est utilisée pour rechercher un utilisateur de LinShare ;

Exemple :

ldap.search(domain, "(&(objectClass=inetOrgPerson)(mail="+mail+")(givenName="+first_name+")(sn="+last_name+"))");
  • Commande d'autocompletion sur tous les attributs: cette commande est utilisée pour autocompléter un utilisateur sur tous les attributs comme le courriel, le prénom et le nom ;

Exemple :

ldap.search(domain, "(&(objectClass=inetOrgPerson)(mail=*)(givenName=*)(sn=*)(|(mail=" + pattern + ")(sn=" + pattern + ")(givenName=" + pattern + ")))");
  • Commande d'autocompletion sur le prénom et le nom: cette commande est utilisée pour autocompléter un utilisateur sur les attributs prénom et nom ;

Exemple :

ldap.search(domain, "(&(objectClass=inetOrgPerson)(mail=*)(givenName=*)(sn=*)(|(&(sn=" + first_name + ")(givenName=" + last_name + "))(&(sn=" + last_name + ")(givenName=" + first_name + "))))");
  • Attribut email : ce champ contient le nom de l’attribut LDAP contenant une adresse électronique dans l’annuaire ;

Exemple :
mail

  • Attribut prénom : ce champ contient le nom de l’attribut LDAP contenant un prénom dans l’annuaire ;

Exemple :
givenName

  • Attribut nom de famille : ce champ contient le nom de l’attribut contenant un nom de famille dans l’annuaire ;

Exemple :
sn

  • Attribut Identifiant unique utilisateur : permet de renseigner une clé unique d’identification immuable de l’utilisateur, tel qu’un *uid* ou *sAMAccountName*. À défaut on peut également utiliser l’adresse de courriel de la personne ;

Exemple :
uid

  • Taille de page de recherche : permet de configurer la manière dont LinShare récupère les résultats de l’annuaire. Il indique un nombre maximum de résultats par page lors d’une recherche ;

    Par défaut, ce paramètre est fixé à 100 résultats.

    La valeur zéro désactive la pagination.

  • Limite de recherche : permet de configurer le nombre maximum de résultats retournés par l’annuaire lors d’une recherche.

    Par défaut, ce paramètre est fixé à 100 résultats. Généralement, l’utilisateur n’a pas besoin de lister l’intégralité de l’annuaire, surtout si celui-ci contient des centaines de milliers d'utilisateurs.

    La valeur zéro désactive la limite de résultats.

  • Taille de page de complétion : permet de configurer la manière dont LinShare récupère les résultats de l’annuaire. Il indique un nombre maximum de résultats par page lors d’une auto complétion.

    Par défaut, ce paramètre est fixé à 10 résultats.

    La valeur zéro désactive la pagination.

  • Completion limit : permet de configurer le nombre maximum de résultats retournés par l’annuaire lors d’une auto complétion.

    Par défaut, ce paramètre est fixé à 10 résultats. En effet, il est inutile de retourner tous résultats possibles, potentiellement des centaines voire des milliers d’utilisateurs.

    La valeur zéro désactive la limite de résultats.

Domaines : Modèles de groupe de travail

Ce menu fonctionne de manière identique au précédent, à la différence qu'il récupère les groupes LDAP et non les utilisateurs, afin de créer des "groupes de travail" dans LinShare.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Modèles de groupe de travail : la liste des modèles de groupe de travail s'affiche ;

  2. Cliquer sur l'un des modèles de groupe de travail ou créer un nouveau modèle de groupe de travail : ses paramètres s'affichent.

linshare-admin-10000201000003840000026581E77649

Description des champs : Modèles de groupe de travail

Un modèle de groupe de travail permet de définir comment récupérer les informations liées aux membres de celui-ci (nom, prénom, adresse électronique des membres) et où les trouver.

Les différentes commandes définies dans un modèle de groupe de travail sont des requêtes LDAP en JavaScript (LQL : Ldap Query Language). Ces requêtes permettent une grande souplesse d'intégration avec un annuaire. Une requête retourne une liste de DN (Distinguished Name).

Voir [LQL-function.md)(LQL-function.md) pour plus de détails.

Les paramètres d’un modèle de groupe de travail sont les suivants :

  • Label : description distinct du modèle ;

  • Description : description succincte du modèle ;

  • Commande de Recherche de tous les groupes de travail : cette commande est utilisée pour rechercher tous les groupes de travail ;

Exemple :

ldap.search(baseDn, "(&(objectClass=groupOfNames)(cn=workgroup-*))");
  • Commande de Recherche d'un groupe de travail : cette commande est utilisée pour rechercher un groupe de travail ;

Exemple :

ldap.search(baseDn, "(&(objectClass=groupOfNames)(cn=workgroup-" + pattern + "))");
  • Attribut email du membre : ce champ contient le nom de l’attribut LDAP contenant une adresse électronique dans l’annuaire ;

Exemple :
mail

  • Attribut prénom du membre : ce champ contient le nom de l’attribut LDAP contenant un prénom dans l’annuaire ;

Exemple :
givenName

  • Attribut nom de famille du membre : ce champ contient le nom de l’attribut contenant un nom de famille dans l’annuaire ;

Exemple :
sn

  • Attribut préfix du groupe de travail : l'objet LDAP standard groupOfNames est défini avec un préfix dans son nom, afin de le différencier des autres objects de ce type qui pourraient être utilisés par une autre application dans l'organisation. Son préfix est fixé à workgroup- La valeur de ce champ permet ici de masquer ce préfix dans l'application, pas de définir le préfix qui va être utilisé.

Exemple :
workgroup-

  • Attribut nom du groupe de travail : permet de renseigner un nom distinctif pour le groupe de travail.

Exemple :
cn

  • Attribut membre du groupe de travail : permet de spécifier l'attribut LDAP de l'objet LDAP groupOfNames qui est utilisé ici.

Exemple :
member

  • Taille de page de recherche : permet de configurer la manière dont LinShare récupère les résultats de l’annuaire. Il indique un nombre maximum de résultats par page lors d’une recherche ;

    Par défaut, ce paramètre est fixé à 100 résultats.

    La valeur zéro désactive la pagination.

Vous trouverez des informations plus détaillées concernant la synchonisation des groupes entre LinShare et LDAP ici : https://ci.linagora.com/linagora/lgs/linshare/products/linshare-github/blob/master/documentation/EN/administration/ldap.md

Domaines : Règles de type MIME

Ce menu permet de définir la liste blanche des fichiers qui seront autorisés à être déposés dans LinShare.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Règles de type MIME : la liste des politiques s'affiche ;

  2. Cliquer sur l'une des politiques : les détails s'affichent pour chaque extension de fichier : il est alors possible d'autoriser ou de bloquer les fichiers par extension.

linshare-admin-100002010000051E01400157A9D6C9D7

Domaines : Messages d'accueil

Ce menu permet de définir le message d'accueil qui apparaîtra sur l'interface utilisateur de LinShare.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

Note :
Il s'agit ici du message qui s'affiche sur la page d'accueil de l'interface utilisateur.

linshare-user-100002010000047E01400157A9D6C9F6

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Messages d'accueil : la liste des messages s'affiche ;

  2. Cliquer sur l'un des messages : il est possible de modifier le message dans les langes suivantes : Anglais, Français, Russe et Vietnamien. De plus il est possible d'assigner les domaines à ce message.

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Domaines : Configuration du quota des domaines

Ce menu permet de gérer les différents espaces de stockage alloués en fonction du domaine, des conteneurs (groupes de travail / utilisateurs) et des utilisateurs.

  • L'espace de stockage du Domaine permet de définir le quota maximal de fichiers stockables sur l'ensemble du domaine (ex : un Domaine de 50 Go).
  • L'espace de stockage des Conteneurs permets de définir de manière indépendante le quota maximal de fichiers stockables sur les groupes de travail et sur les groupes utilisateurs, dans la limite de celle du Domaine (Ex : 30 Go pour les groupes de travail et 20 Go pour les groupes d'utilisateur, soit 50 Go au total pour le Domaine).
  • L'espace de stockage des Utilisateurs permet de définir le quota maximal de fichiers stockables pour chaque utilisateur, dans la limite de celle du Domaine et indépendamment des conteneurs (Ex : je peux définir une limite à 50 Go pour chacun des 100 utilisateurs du domaine à 50 Go) (Note : cela ne fera pas "5000 Go de donnée utilisateur sur les 50 Go du domaine" => voir détail ci-dessous).

Il est important de comprendre que cette allocation s'effectue de manière dynamique : il est possible d'allouer autant de stockage souhaités (dans la limite du domaine), mais la limite du domaine ne pourra de toute manière jamais être dépassée.

Dans l'exemple utilisé si dessus avec 100 utilisateurs disposants de 50 Go chacuns dans un domaine de 50 Go, si un utilisateur en utilise 40 Go alors les 99 autres utilisateurs n'aurons plus qu'une réserve de 10 Go à se partager.

A noter qu'il est également possible de définir la taille maximale d'un fichier déposable pour les conteneurs et les utilisateurs (ex : Une taille maximale autorisée de 200 Mo).

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Domaines Configuration du quota des domaines, puis sélectionner le domaine à configurer ;

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Il y a 3 sections différentes :

Note :
Pour chaque section, le mode maintenance permet de bloquer tous les nouveaux transferts de fichier, sans interrompre les transferts en cours.

  • __Espace utilisé__ pour le domaine courant : dans cette section on trouve :
-       un graphique montrant l'allocation des quotas du domaine courant
-       la possibilité de définir une limite de quota total du domaine.

Note :
Si aucune limite n'est définie, la limite est héritée du domaine parent.

  • __Quota des espaces__ pour le domaine courant : dans cette section on trouve :
-       un quota pour les espaces personnels : quota des espaces personnels et quota par utilisateur
-       un quota pour les espaces communs.

  • __Paramétrages des quotas des sous-domaines__ : idem __Quota des espaces__, sauf que ces réglages vont être hérités aux domaines enfants du domaine courant.

5. UTILISATEURS

Utilisateurs : Configuration des utilisateurs

Ce menu permet d'éditer le profil d'un utilisateur (nom, prénom, droits, etc).

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Utilisateurs Configuration des utilisateurs ;

  2. Saisir un mot clé à rechercher dans un champ de recherche, puis presser la touche Entrée ; Cliquer sur le nom, pour éditer ses paramètres.

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Note :
Une recherche simple porte simultanément sur les trois champs suivants : le nom, le prénom et l’adresse électronique. Pour des critères plus précis, faites une recherche avancée.

  1. Adapter les champs, puis cliquer sur le bouton Sauvegarder.

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  1. Configurer le quota de l'espace personnel de l'utilisateur, puis cliquer sur le bouton Sauvegarder.

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Utilisateurs : Utilisateurs incohérents

Ce menu permet de gérer les utilisateurs qui ont (encore) un compte LinShare, mais qui ne sont plus rattachés à un annuaire (personne quittant la société) ou qui ont changé de domaine.

Note : les utilisateurs inconhérents ne peuvent plus se connecter à LinShare.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

Note :
Toute modification ou suppression d'un utilisateur sur l'annuaire LDAP entraîne sa catégorisation en utilisateur incohérent. C'est ensuite le rôle de l'administrateur de vérifier son statut manuellement via l'interface. L'objectif de cette fonctionnalité est d'éviter la suppression involontaire de tous les fichiers d'un colaborateur qui a quitté une entreprise par exemple.

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Utilisateurs Utilisateurs incohérents.

  2. Saisir un mot clé à rechercher dans un champ de recherche, puis presser la touche Entrée: il est alors possible de visualiser la cohérence de l'utilisateur.

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Utilisateurs : Comptes techniques

Ce menu permet de créer des comptes utilisés pour effectuer des opérations à la place d'utilisateurs : ils sont destinés à des applications, comme par exemple dans le cas d'un service de paie qui téléverse les bulletins de paie dans l'espace personnel des utilisateurs.

Synoptique

Pré-requis :

  • au moins un compte technique doit exister (c’est le cas par défaut : à l’installation de l’application, le compte technique pour le module Demande de dépôt existe).

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Utilisateurs Comptes techniques : la liste des comptes techniques s'affiche.

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  1. Ajouter un compte technique ou cliquer sur un compte technique déjà existant : un formulaire s'affiche avec les informations du compte, son statut (activé ou désactivé) et les permissions.

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6. GROUPES DE TRAVAIL

Un groupe de travail est un espace collaboratif permettant à plusieurs utilisateurs (internes et/ou invités) d'effectuer différentes opérations ( déposer, consulter, éditer, supprimer selon les permissions qui leur y sont attribuées) sur des fichiers.

Pré-requis :

  • au moins un groupe de travail avec au moins un membre doit être défini depuis l'interface utilisateur par un utilisateur LinShare.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique GROUPES DE TRAVAIL ;

  2. Saisissez des critères de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher : les résultats s'affichent.

  3. Cliquez sur un groupe de travail : les détails s'affichent avec la liste de ses membres.

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7. LISTES DE CONTACTS

Précédement appelé "Liste de Diffusion", la liste de contact permet de créer une liste d'adresse mail. Cette liste est utile pour envoyer des fichiers de manière individuelle à un ensemble de personnes (c'est à dire que chaque personne à l'impression de recevoir un partage unique : il ne verra pas les autres utilisateurs destinataires).

Pré-requis :

  • au moins une liste de contacts a été défini dans l'interface utilisateur par un utilisateur LinShare.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique LISTE DE CONTACTS : les différentes listes s'affichent.

  2. Cliquez sur une liste de contacts: la liste de ses membres s'affichent.

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Note:
Bien qu'il ne soit pas possible pour l'administrateur de créer une liste de contacts, il est cependant tout à fait possible de modifier les listes existantes : ajouter, supprimer des membres, changer la visibilité de la liste, changer la description.

8. HISTORIQUE (AUDIT)

Cette page permet d'afficher l'ensemble des actions effectuées par les utilisateurs.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique HISTORIQUE ;

  2. Saisissez des critères de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

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9. COURRIELS

Courriels : Configuration de courriel

Ce menu permet de configurer les templates de mails envoyés par LinShare. Chaque template utilisera la structure (layout) commune, un contenu et un pieds de page.

Synoptique

Pré-requis :

  • sélection du domaine sur lequel portera l’action, via le panneau Sélection du domaine.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Courriels Configuration de courriel ;

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  1. Sélectionner le domaine parent et cliquer sur + pour créer une configuration de courriel, ou bien sélectionner une configuration de courriel déjà existante à modifier

  2. Dans chacune des trois zones de paramétrage, modifiez le texte souhaité.

Courriels : Structure de courriel

Ce menu permet de configurer la structure générale qu'utilisera LinShare pour l'ensemble des mails envoyés. Il est possible de créer plusieurs structures, mais seule une structure pourra être utlisée par domaine.

Synoptique

Pré-requis :

  • sélection du domaine sur lequel portera l’action, via le panneau Sélection du domaine.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Courriels Structure de courriel ;

  2. Sélectionner le domaine parent et cliquer sur + pour créer une structure de courriel, ou bien sélectionner une structure de courriel déjà existante à modifier

  3. Dans chacune des trois zones de paramétrage, modifiez le texte souhaité.

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Note :
Il existe une structure pour chaque langue d'affichage disponible sur LinShare : Anglais, Français et Russe.

Courriels : Pied de courriel

Ce menu permet de configurer la zone de pied de page.

Synoptique

Pré-requis :

  • sélection du domaine sur lequel portera l’action, via le panneau Sélection du domaine.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Courriels Pied de courriel ;

  2. Sélectionner le domaine parent et cliquer sur + pour créer un pied de courriel, ou bien sélectionner un pied de courriel déjà existant à modifier

  3. Dans chacune des trois zones de paramétrage, modifiez le texte souhaité.

linshare-admin-100002010000039B000001CCB3FB393F

Note :
Il existe une structure pour chaque langue d'affichage disponible sur LinShare : Anglais, Français et Russe.

Courriels : Contenu de courriel

Ce menu permet de configurer la zone de contenu du mail.

Synoptique

Pré-requis :

  • sélection du domaine sur lequel portera l’action, via le panneau Sélection du domaine.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Courriels Contenu de courriel ;

linshare-admin-1000020100000480000002DF5C277E42

  1. Sélectionner le domaine parent et cliquer sur + pour créer un contenu de courriel, ou bien sélectionner un contenu de courriel déjà existant à modifier

  2. Dans chacune des trois zones de paramétrage, modifier le texte souhaité.

linshare-admin-100002010000039C00000122E4D3EF0B

Courriels : Activation des notifications

Ce menu permet d'activer ou désactiver les notifications envoyées par LinShare pour chacun des différents mails existants.

Synoptique

Pré-requis :

  • aucun.

Opérations :

  1. Depuis le menu de navigation, allez à la rubrique Courriels Activation des notifications : la liste des éléments s'affiche.

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  1. Cliquer sur un élément : il est alors possible d'activer ou de désactiver la notification.

  2. Il est possible de cliquer sur Avancé pour configurer les détails de la notification :

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10. TÂCHES DE MISE A JOUR

Les tâches de migration s’exécutent dans l’interface d'administration: http://linshare-admin.local/#/upgradetasks/list

Toutes les tâches doivent être exécutées dans l'ordre et réussies afin de terminer la mise à niveau.

Note : Une tâche peut se terminer avec un statut réussi mais des erreurs peuvent être constatées pendant la progression : Il est donc nécessaire de vérifier les rapports d'exécution trouvés dans la console.

En cas d'erreurs, il faut lire les logs du serveur Tomcat pour plus de détails, puis résoudre les problèmes et lancer la tâche avant de continuer.

Tant que les tâches avec le statut 'Obligatoire' ne sont pas terminées :

  • les utilisateurs ne peuvent pas utiliser le système.
  • le système fonctionnera en mode de fonctionnalité réduite : certaines fonctionnalités ou données ne sont pas accessibles.

Note : Ces tâches peuvent être exécutées simultanément sans perturber l'activité de l'utilisateur.

Une fois les tâches obligatoires exécutées, vous pouvez passer à l'étape suivante si vous souhaitez rétablir rapidement le service LinShare.

Note : Les tâches requises peuvent prendre un certain temps en fonction de la quantité de données.

Vous pouvez trouver des informations complèmentaires dans le guide d'upgrade de LinShare : https://github.com/linagora/linshare/blob/master/documentation/FR/upgrade/README.md